Re-Briefing

Was ist Re-Briefing? Definition und Vorteile für deine Projekte

Ein Re-Briefing ist die gezielte Nachschärfung eines bereits bestehenden Projektauftrags. Wenn du mit externen Dienstleistern zusammenarbeitest oder interne Projekte steuerst, kennst du das Problem: Trotz klarer Absprachen kommt es zu Missverständnissen. Hier setzt das Re-Briefing an. Es hilft dir, Unklarheiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten dasselbe Ziel vor Augen haben – bevor Zeit und Ressourcen verschwendet werden.

Definition

Ein Re-Briefing ist ein strukturierter Kommunikationsprozess, bei dem du einen bereits erteilten Projektauftrag (Briefing) überarbeitest, präzisierst und ergänzt.

Hintergrund & Entwicklung

Das Konzept des Re-Briefings hat seine Wurzeln in der Zusammenarbeit zwischen Werbeagenturen und ihren Kunden. In den 1980er und 1990er Jahren erkannten Marketingexperten, dass viele Projekte scheiterten oder unnötig teuer wurden, weil Missverständnisse im ursprünglichen Briefing zu spät erkannt wurden.

Mit der zunehmenden Projektkomplexität und dem Aufkommen digitaler Produkte wurde das Re-Briefing zu einem festen Bestandteil professionellen Projektmanagements. Es passt besonders gut zu agilen Arbeitsweisen, bei denen regelmäßiges Feedback und Anpassungen zum Grundprinzip gehören.

Heute ist das Re-Briefing besonders für kleine Unternehmen wichtig geworden. Während früher hauptsächlich große Konzerne mit Agenturen zusammenarbeiteten, setzen heute auch kleine Betriebe auf externe Spezialisten für Webdesign, Content-Erstellung oder Social-Media-Marketing. Da diese Zusammenarbeit oft remote und mit begrenztem Budget stattfindet, ist ein präzises Verständnis der Anforderungen umso wichtiger.

Vorteile

Anwendungsbeispiele

Webseiten-Relaunch für dein Kleinunternehmen
Du hast eine Webdesignerin beauftragt, deine veraltete Webseite zu erneuern. Nach dem ersten Briefing erhältst du einen Entwurf, der technisch solide ist, aber nicht den modernen, frischen Look hat, den du dir vorgestellt hast. Statt den Entwurf abzulehnen, lädst du zu einem Re-Briefing ein. Dabei zeigst du Beispiele von Webseiten, die deinen Vorstellungen entsprechen, und erklärst konkret, welche Elemente dir gefallen. Du präzisierst auch, welche Funktionen Priorität haben und für welche Endgeräte die Seite optimiert sein soll. Das Ergebnis: Der nächste Entwurf trifft deine Erwartungen viel besser und spart beiden Seiten unnötige Überarbeitungen.

Erstellung von Werbematerialien für eine lokale Kampagne
Für eine regionale Verkaufsaktion hast du einen Grafiker mit der Erstellung von Flyern, Plakaten und Social-Media-Grafiken beauftragt. Die ersten Entwürfe sind grundsätzlich gut, aber du merkst, dass die Hauptbotschaft nicht klar genug hervorgehoben wird und einige wichtige Produktvorteile fehlen. Im Re-Briefing konkretisierst du die Hierarchie der Informationen: welche Botschaft muss auf den ersten Blick erkennbar sein, welche Produktvorteile müssen unbedingt genannt werden, und welche Handlungsaufforderung soll prominent platziert werden. Nach diesem Re-Briefing liefert der Grafiker Materialien, die genau deine Verkaufsbotschaft transportieren und einen einheitlichen Look über alle Medien hinweg haben.

Tipps zur Umsetzung

1. Wähle den richtigen Zeitpunkt
Führe ein Re-Briefing durch, sobald erste Konzepte oder Zwischenergebnisse vorliegen, aber bevor detaillierte Ausarbeitungen beginnen. Bei größeren Projekten plane mehrere Re-Briefing-Punkte ein – etwa nach dem Konzept, nach ersten Designs und vor der finalen Umsetzung. So kannst du frühzeitig eingreifen, ohne den Projektfluss zu stören.

2. Nutze visuelle Beispiele
Erkläre deine Vorstellungen nicht nur in Worten, sondern zeige konkrete Beispiele. Bei Designprojekten können das Screenshots oder Links zu ähnlichen Produkten sein. Bei inhaltlichen Projekten zeige Texte mit dem gewünschten Stil oder Ton. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – und reduziert Interpretationsspielraum erheblich.

3. Dokumentiere alle Anpassungen schriftlich
Halte nach jedem Re-Briefing die besprochenen Punkte schriftlich fest und teile dieses Dokument mit allen Beteiligten. Selbst wenn das Gespräch per Videoanruf stattfand, sorgt die schriftliche Zusammenfassung dafür, dass nichts vergessen wird und alle dasselbe Verständnis haben. Nutze dafür ein einfaches Dokument mit klaren Punkten und Änderungswünschen.

4. Fokussiere auf Lösungen statt Kritik
Formuliere im Re-Briefing nicht, was dir nicht gefällt, sondern was du dir stattdessen wünschst. Statt "Das Logo gefällt mir nicht" sage lieber "Ich würde das Logo gerne dynamischer und moderner gestalten". Dieser lösungsorientierte Ansatz motiviert den Dienstleister und liefert gleichzeitig klarere Vorgaben für die Überarbeitung.

5. Beschränke dich auf das Wesentliche
Konzentriere dich im Re-Briefing auf die wichtigsten Punkte. Zu viele Änderungswünsche auf einmal verwirren und können den Projektfortschritt bremsen. Identifiziere die 3-5 wichtigsten Aspekte, die angepasst werden müssen, und fokussiere dich darauf. Weniger wichtige Details kannst du in späteren Feedbackrunden ansprechen.

Fazit

Re-Briefing ist ein kraftvolles Werkzeug für dein Unternehmen, das dir hilft, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig bessere Projektergebnisse zu erzielen. Anstatt Missverständnisse hinzunehmen oder erst spät zu korrigieren, ermöglicht dir dieser strukturierte Prozess, frühzeitig die Richtung anzupassen.

Besonders als kleines Unternehmen mit begrenztem Budget ist jede Investition in externe Dienstleistungen wichtig. Ein gut durchgeführtes Re-Briefing stellt sicher, dass diese Investition die gewünschten Früchte trägt. Du musst kein Kommunikationsexperte sein, um effektive Re-Briefings durchzuführen – wichtig sind vor allem Klarheit, konstruktives Feedback und die Bereitschaft, im Dialog Lösungen zu finden.

Beginne bei deinem nächsten Projekt damit, nach den ersten Zwischenergebnissen ein kurzes Re-Briefing einzuplanen. Du wirst schnell merken, wie sich die Qualität der Zusammenarbeit und der Ergebnisse verbessert – und wie viel entspannter deine Projekte verlaufen.